举报机制

1. 目的 

恒隆集团有限公司和恒隆地产有限公司(下称“本集团”)致力建立及维持最佳的企业管治守则。所有董事,员工及相关的第三方行事必须紧守诚信、公平和诚实的原则。 

举报政策的制订,旨在鼓励所有董事,员工及相关的第三方在毋须担心被报复或受害之下,以负责任和具效率的方式向公司內部反映所关注的事项,不致有关问题被忽略,也毋须向本集团举报渠道之外的其他渠道作出投诉。 

本政策旨在阐明本集团对于举报及保护举报人的政策及承诺,并详细说明如何举报不当行为。

2. 适用范围 

本政策适用于本集团的所有董事及员工(全职和兼职)以及与本集团有业务往来的相关第三方(如顾问和承包商,承办商和供应商,客户和租户,以及代理)(“举报人”)。

3. 举报及不当行为 

举报是指举报人就任何与本集团有关的可疑或实际不当行为提出关注。每名员工有责任以本集团最大利益出发,确保不会出现任何有损股东、投资者、客户、董事、员工和大众的不当或组织上的舞弊行为。 

不当行为指不符合本集团原则和/或当地法规的行为。该行为由于构成失职、舞弊或其他违规情况而理应被举报。不当行为包括但不限于以下例子: 

  • 损害本集团的权益;
  • 违反法律、法规或监管规定;
  • 违反本集团员工手册、(适用于员工)纪律守则及/(适用于相关第三方)纪律守则,违反诚信原则,违反职业操守;
  • 危害个别人士的健康及安全;
  • 编制、审查、审核或检讨本公司任何纪录(包括但不限于财务报表、服务合约及人事纪录)时,试图误导、欺骗、操纵或不正当地影响本集团内部或以外的任何人士;及
  • 将本集团的资金或财产用于任何非法、不当或不道德之目的。

4. 举报渠道 

举报人应向集团审计总监举报有关的不当行为。投诉应以书面形式提交集团审计总监: 

  • 经邮递:香港中环德辅道中4
                    渣打银行大厦28
                    恒隆地产有限公司
                    内部审计部
                    集团审计总监

如投诉乃针对集团审计总监,则应送交审核委员会主席。 

虽然举报人未必能够提供关于所举报的不当行为的确凿证据或证明,但本集团期望举报人能提出有关事宜值得关注的原因,以及全面披露任何有关的详情及证明文件。 

集团审计总监接获举报人的正式书面报告后,会尽快向投诉人确认已接获相关的举报。

5. 匿名举报 

本集团尊重举报人希望秘密地作出举报。然而匿名指控会令本集团仅因为无法向举报人取得进一步资料以作出充分和恰当评估而难以跟进事件。本集团鼓励举报人提供他们的身份和联络资料,以便可以就该指控联系他们以索取进一步的资料或证据。

6. 调查 

6.1        集团审计总监会评估接获的每一份举报,并决定是否需要展开全面调查。若有需要进行调查,集团审计总监会决定应如何进行调查,并分配指定调查人员。如有需要,会咨询来自其他相关部门的有经验和技术的人员。 

6.2       所有举报案件和相关调查工作都会提交予调查小组(由相关集团部门主管组成)审查,以确保所有举报都得到一致、客观和公正的处理。 

6.3       对于任何指控属实的案件,本集团将采取的措施包括将有关员工解雇的纪律处分,以及加强预防性措施和/或提高控制措施。 

6.4       调查方式及所需时间将视乎每宗举报的性质和具体情况而有所不同。所作出的举报可能会进行内部调查或转介有关的监管机构,例如警方、证券监管机构及任何反贪污部门(如适当)。

7. 保密和禁止报复 

本集团会对举报人的身份保密,并仅在需要知道的情况下向相关方披露。然而,若有关举报导致监管机构或当局作出调查,举报人可能需要提供证据或接受有关监管机构或当局的访谈。本集团将在事前通知举报人其身份有可能或有需要被披露给本集团以外的任何人士。为了确保不妨碍调查工作,举报人亦应将已作出举报的事实、举报事宜的性质及所牵涉人士的身份保密。 

本政策为本着真诚作出举报的人士提供保护。任何恒隆员工或相关第三方根据本政策作为举报人提出如实及恰当的关注,都将获得公平对待,包括在适用的情况下,即使指出的关注最终无法得到证实,本集团亦将确保员工不会受到不公平解雇、伤害或不当的纪律处分。

8. 虚报行为 

虽然举报政策旨在保护举报人以免其受报告而带来任何不公平的待遇,但它严格禁止恶意和不真实的投诉。所有举报必须出于真诚。倘举报人出于恶意或为私利而作出虚假举报,本集团保留对其采取适当和相应的行动,以追讨因虚报行为而蒙受的损失或损害的权利。如果举报人是员工,有关人士更可能面对包括被解雇的纪律处分(如适用)。故此举报人在作出举报时,应谨慎地确保资料准确无误。

9. 记录存盘及审阅政策 

内部审计部应保存所有举报的不当行为的记录。若被举报的不当行为受到调查,所有相关资料,包括纠正措施的细节,均须予以存档,而存档年期将为内部审计部认为有需要之期限,或任何相关法规或当局所订立的其他期限。内部审计部也会负责对本政策进行定期审查和更新。

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