舉報機制

1. 目的 

恒隆集團有限公司及恒隆地產有限公司(下稱“本集團”)致力建立及維持最佳的企業管治守則。所有董事,員工及相關的第三方行事必須緊守誠信、公平和誠實的原則。 

舉報政策的制訂,旨在鼓勵所有董事,員工及相關的第三方在毋須擔心被報復或受害之下,以負責任和具效率的方式向內部反映所關注的事項,不致有關問題被忽略,也毋須向本集團舉報渠道之外的其他渠道作出投訴。 

本政策旨在闡明本集團對於舉報及保護舉報人的政策及承諾,並詳細說明如何舉報不當行為。

2. 適用範圍 

本政策適用於本集團的所有董事及員工(全職和兼職)以及與本集團有業務往來的相關第三方(如顧問和承包商,承辦商和供應商,客戶和租戶,以及代理)(“舉報人”)。

3. 舉報及不當行為 

“舉報”是指舉報人就任何與本集團有關的可疑或實際不當行為提出關注。每名員工有責任以本集團最大利益出發,確保不會出現任何有損股東、投資者、客戶、董事、員工和大眾的不當或組織上的舞弊行為。 

不當行為指不符合本集團原則和/或當地法規的行為。該行為由於構成失職、舞弊或其他違規情況而理應被舉報。不當行為包括但不限於以下例子: 

  • 損害本集團的權益;
  • 違反法律、法規或監管規定;
  • 違反本集團員工手冊、(適用於員工)紀律守則及/(適用於相關第三方)紀律守則,違反誠信原則,違反職業操守;
  • 危害個別人士的健康及安全;
  • 編制、審查、審核或檢討本集團任何紀錄(包括但不限於財務報表、服務合約及人事紀錄)時,試圖誤導、欺騙、操縱或不正當地影響本集團內部或以外的任何人士;及
  • 將本集團的資金或財產用於任何非法、不當或不道德之目的。

4. 舉報渠道 

舉報人應向集團審計總監舉報有關的不當行為。投訴應以書面形式提交集團審計總監: 

  • 經郵遞:香港中環德輔道中4
                    渣打銀行大廈28
                    恒隆地產有限公司
                    內部審計部
                    集團審計總監

如投訴乃針對集團審計總監,則應送交審核委員會主席。 

雖然舉報人未必能夠提供關於所舉報的不當行為的確鑿證據或證明,但本集團期望舉報人能提出有關事宜值得關注的原因,以及全面披露任何有關的詳情及證明文件。 

集團審計總監接獲舉報人的正式書面報告後,會儘快向投訴人確認已接獲相關的舉報。

5. 匿名舉報 

本集團尊重舉報人希望秘密地作出舉報。然而匿名指控會令本集團僅因為無法向舉報人取得進一步資料以作出充分和恰當評估而難以跟進事件。本集團鼓勵舉報人提供他們的身份和聯絡資料,以便可以就該指控聯繫他們以索取進一步的資料或證據。

6. 調查 

6.1       集團審計總監會評估接獲的每一份舉報,並決定是否需要展開全面調查。若有必要進行調查,集團審計總監會決定應如何進行調查,並分配指定調查人員。如有需要,會諮詢來自其他相關部門的有經驗和技術的人員。 

6.2       所有舉報案件和相關調查工作都會提交予調查小組(由相關集團部門主管組成)審查,以確保所有舉報都得到一致、客觀和公正的處理。 

6.3       對於任何指控屬實的案件,本集團將採取的措施包括將有關員工解僱的紀律處分,以及加強預防性措施和/或提高控制措施。 

6.4       調查方式及所需時間將視乎每宗舉報的性質和具體情況而有所不同。所作出的舉報可能會進行內部調查或轉介有關的監管機構,例如警方、證券監管機構及任何反貪污部門(如適當)。

7. 保密和禁止報復 

本集團會對舉報人的身份保密,並僅在需要知道的情況下向相關方披露。然而,若有關舉報導致監管機構或當局作出調查,舉報人可能需要提供證據或接受有關監管機構或當局的訪談。本集團將在事前通知舉報人其身份有可能或有需要被披露給本集團以外的任何人士。為了確保不妨礙調查工作,舉報人亦應將已作出舉報的事實、舉報事宜的性質及所牽涉人士的身份保密。 

本政策為本著真誠作出舉報的人士提供保護。任何恒隆員工或相關第三方根據本政策作為舉報人提出如實及恰當的關注,都將獲得公平對待,包括在適用的情況下,即使提出的關注最終無法得到證實,本集團亦將確保員工不會受到不公平解僱、傷害或不當的紀律處分。

8. 虛報行為 

雖然舉報政策旨在保護舉報人以免其受報告而帶來任何不公平的待遇,但它嚴格禁止惡意和不真實的投訴。所有舉報必須出於真誠。倘舉報人出於惡意或為私利而作出虛假舉報,本集團保留對其採取適當和相應的行動,及追討因虛報行為而蒙受的損失或損害的權利。如果舉報人是員工,有關人士更可能面對包括被解僱的紀律處分(如適用)。故此舉報人在作出舉報時,應謹慎地確保資料準確無誤。

9. 記錄存檔及審閱政策 

內部審計部應保存所有舉報的不當行為的記錄。若被舉報的不當行為受到調查,所有相關資料,包括糾正措施的細節,均須予以存檔,而存檔年期將為內部審計部認為有需要之期限,或任何相關法規或當局所訂立的其他期限。內部審計部也會負責對本政策進行定期審查和更新。

Select and copy the link below:

Select and copy the link below:

Copied to clipboard